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贵州医科大学人事档案管理办法
2014-11-24 09:49   审核人:

贵州医科大学人事档案管理办法

第一章总则

第一条 为了提高人事档案工作的科学管理水平,有效地保护和利用档案,更好地为组织、人事部门服务,根据《中华人民共和国档案法》和中共中央组织部《干部档案工作条例》以及党的干部工作方针、政策的有关规定,特制定本管理办法。

第二条 人事档案是组织人事等有关部门,记载和反映教职员工和学生个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、工作实绩的,以个人为单位,统一整理,保存起来以备查考的人事材料,是考察了解和正确使用人才的重要依据,是国家档案的重要组成部分。

本办法中的人事档案是指我校在编的教职工和全日制学生的人事档案。

第三条 人事档案工作是按照科学的原则和方法整理、保管人事档案。主要是为学校的各项事业服务的。

第四条 在人事档案管理工作中,必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度,按照人员管理范围,集中统一,分级负责地管理人事档案,维护人事档案的真实、完整与安全。

第二章 管理体制与职责

第五条 人事档案工作在业务上接受各级组织部门的指导、监督;具体工作由校档案馆负责。

第六条 在档案馆内设立人事档案室,按中组部有关规定,配备专人管理人事档案。人事档案管理人员应具有较高的政治素质和业务素质,必须做到以下要求:

1. 坚持四项基本原则,熟悉党的历史,熟悉党和国家的人事制度,熟悉人事管理工作的方针、政策。

2. 热爱本职工作,忠于职守,刻苦钻研业务,精通干部人事档案管理工作的业务。

3. 严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定,保护档案的安全,不得泄露档案内容。

4. 坚持原则,严格遵照档案管理工作的各项规章制度办事。

5. 工作调动时,必须做好档案和档案材料及业务文件等的交接工作。

第三章 档案的内容与分类

第七条 根据中组部与省委组织部的要求,我校所有的教职工都建立人事档案,不 设副本。

第八条 教职工人事档案的内容及分类,按中组部的要求,分为十大类:(详见《教职工人事档案归档范围及其责任》)

第一类 履历材料;

第二类 自传材料;

第三类小结、鉴定、考核、考察等材料;

第四类 学历、评聘专业技术职务、创造发明、技术革新的评定材料,干部本人的重要论文与评著书目等(如学历、学位、成绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料);

第五类 政历情况的审查和本人基本情况更改形成的材料(包括甄别、复查结论、本人自述和依据材料,党籍及参加工作时间等问题的审查材料);

第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料(含申请报告、转正报告、党团员登记表等),退团、退党、取消预备党员资格、开除党团籍的材料;

第七类 奖励材料(包括科学技术和业务奖励,英雄、模范先进事迹、创造发明奖等);

第八类 违犯党纪国法而受处分材料(包括处分决定、上级批复、调查报告、本人检查或本人对处分的意见,甄别、复查材料,免于处分的处理意见);

第九类 录用、任免(任职附考察材料或表现情况材料)、聘用、转业、待遇、转正定级、出国、离退休、退职、辞职材料及出席各种代表会代表登记表等材料;

第十类 其他可供组织上参考的材料(包括因公伤残证明、申请改名报告及批件、职工死亡的讣告、悼词、非正常死亡的调查处理意见等)。

第九条 学生人事档案及内容,参照教职工人事档案的要求归档。(详见《学生人事档案的归档范围及责任》)

第四章 管理范围

第十条 我校人事档案工作实行统一领导,统一管理的原则,即全校教职员工和学生档案均由人事档案室统一管理。

第十一条 教职员工辞职、退职、自动离职、被辞退(解聘)、开除公职后,档案转至所在区县的人才交流中心或区就业促进中心。

第十二条 毕业学生如在规定时间内未落实工作单位,经本人申请,档案可在学校继续存 放两年,两年之后仍未落实工作单位,档案将被转至入学前户籍所在地的人事局或区就业促进中心。

第十三条 教职员工受刑事处分和劳动教养期间(在编人员),档案由我校保管,刑满释放或解除劳教后,重新工作的,档案转至户籍所在区(县)的人才交流中心(区就业促进中心)或用人单位。

第十四条 教职工出国不归(档案无法转出者),失踪、出走、档案由我校暂保管。

教职工退休后,档案仍由我校管理。

第五章 档案材料的收集、鉴定与归档

第十五条 为了使人事档案能够真正反映干部的历史和全貌,人事档案室必须经常地、有计划地收集和补充材料。对收集的人事档案材料,认真鉴别,严格审查,防止不符合归档要求的材料进入人事档案。对伪造档案材料,涂改档案内容的,一经发现,要清除伪造、涂改的档案材料,并报有关部门查处。

第十六条 人事档案材料的归档要求如下:

1. 归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确、有承办单位,有形成材料的日期和经办人的签名,凡规定由组织审查盖章的,必须有组织公章;规定要同本人见面的材料,一般应有本人的签字。

2. 人事档案材料的载体应使用16开规格的办公用纸(长26厘米、宽19厘米),材料左边应留出2—2.5厘米装订线。

3. 材料的字迹须是铅印、胶印、油印或蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外,一般不得用复印件代替原件存档。

第十七条 形成人事档案材料的各个部门,在形成正式材料后的一个月内,应将归档的材料送往人事档案室归档。

第十八条 各材料形成部门在向人事档案室移交材料时,必须办理交接手续,填写移交清单一式二份,经双方清点无误后签字、盖章,各执一份备查。

第十九条 学生人事档案的收集、归档

1. 我校录取的新生,凭录取通知书和我校招办所发的调档函,到原毕业学校或户籍所在地的就业促进中心提取个人人事档案并交至被录取的学院。

2. 学院负责对新生人事档案材料按专业、班级分类,并按学号排列整齐后,移交到学校人事档案室。移交时,须附移交清单一份。

3. 归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实,有形成日期和经办人的签名。

4. 以下学生档案材料须加盖有关部门公章:

1) 大学生登记表须加盖学院公章

2) 本科毕业生登记表须加盖学生工作处公章

3) 本科生成绩总单须加盖学院和教务处公章

4) 实习成绩评定表(教育实习或专业实习)须加盖学院和实习单位公章

5) 研究生毕业生登记表须加盖学院公章和研究生处负责人姓名章以及研究生处公章

6) 学位申请书须加盖学院公章、学位评定委员会主席姓名章和校学位评定委员会主席姓名章以及校学位评定委员会公章。

7) 研究生成绩总单须加盖学院和研究生处公章

8) 研究生教育实践能力考核表须加盖学院公章

9) 研究生考核登记表须加盖学院和校主管领导姓名章

10) 入党志愿书须加盖所属支部和学校党委公章

5. 处分决定须有被处分者的手写签名

第六章 档案整理、保管与保护

第二十条 人事档案的整理工作是指将收集起来的档案材料进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷,并在此基础上,不断对档案内容进行补充。

第二十一条 对不属归档的材料,应采取转有关单位处理或退回形成单位或本人或销毁处理。凡没有保存价值和属销毁处理的材料,应按有关规定,逐份登记《销毁材料登记单》,登记要准确、清楚,材料名称填写简明扼要,销毁理由填写要符合规定。

第二十二条 严格按照“防盗、防火、防潮、防虫、防霉、防光、防有害气体”的要求管理库房。对已破损的档案及时进行修复。对所存档案和资料的保管情况,每半年或一年进行一次检查,遇有特殊情况应立即向校主管领导报告,及时处理。

人事档案室的办公室、阅览室、库房三室要分开。

第七章 档案利用

第二十三条 对符合下列情况的可提供查阅人事档案有关材料:

1. 因考察、任免、聘任、调动、组织处理、审干、入党入团、参军、出国、职级待遇、治丧等需要查阅相关人员档案的;

2. 因与他人案件有密切关系,而相关人员已经死亡或重病不能口述提供情况,以及其他特殊原因,必须从其档案中取得旁证材料的,可查阅档案中的有关材料;

3. 为编写党史、军史、革命斗争史、地方志等各种史志或撰写人物传记等原因,一般不得查阅干部人事档案,可直接向相关人员本人采访。如该同志已经死亡或因年迈丧失记忆,有病不能口述、书写,可查阅其履历和自传材料;

4. 政法部门等单位因侦查、审理和公证,必须通过干部人事档案取得旁证材料的,可查阅有关材料。

第二十四条 外单位查阅干部人事档案,应填写统一印制的《查阅干部人事档案审批表》。《查阅干部人事档案审批表》应有查阅单位党委(含独立总支)负责人签名和组织人事部门盖章,经保管人事档案部门审核同意后方可查阅。

“调查证明材料介绍信”和“函调证明材料信”只限于调查证明材料、查询证明人工作地址使用,“行政介绍信”只限于联系有关工作,一律不能用于查阅人事档案。

第二十五条 查阅人事档案应注意的具体事项:

1. 查阅单位派出人员必须是中共党员,并持有手续完备的《查阅干部人事档案审批表》,随带本人证件。查阅者若非中共党员,但确因工作需要,可由档案管理部门根据党的保密原则代查有关内容。

2. 查阅者不得查阅本单位主要负责人的档案。

3. 人事档案原则上不得外借。如确因特殊情况,必须外借时,应在《查阅干部人事档案审批表》上说明理由,并经档案管理部门负责人同意后方可外借。外借档案应在规定期限(十五天)内归还,如尚未用毕,应办理续借手续。

4. 查阅或借用档案,严禁随意圈划、抽取、折叠、涂改。查阅者应对档案妥善保管,不得转借他人,不准给无关人员翻阅,不准擅自拍摄、复制档案内容。查阅者还应严格遵守保密制度和阅档规定,不得泄露或传播档案内容。违反者视情节轻重予以批评教育直至纪律处分。

5. 查阅后,如须作旁证的,摘录材料应由档案管理人员与原文校对无误后,写明材料出处和日期,并加盖有关部门(红印)公章。为杜绝材料伪造,凡复制(印)后的旁证材料,亦应一律加盖提供单位(红印)公章。

第八章 档案转递

第二十六条 转递的人事档案必须完整齐全,并按中央组织部的规定经整理后才能转出。档案转递必须及时、规范、安全。

1. 教职工因合同期满工作调动,以及辞职、退职、自动离职、被辞退(解聘)、受刑事处分除名、开除公职后,为重新就业或自行寻找工作单位,其档案都可按规定办理转递手续。

2. 对于新任省管理干部的档案,必须在干部任命后的20天内报送档案,对存在的问题在1个月内完成整改。

第二十七条 人事档案属机密件,为确保安全,都要通过机要交通转递。人事档案不准邮寄、快递或交本人自带。在本市范围内,因急需使用,可由单位派专人负责前来取送。

除节假日外,一般情况下,我馆在每周三上午转送机要

第二十八条 学生人事档案材料转递

1. 应届、历届毕业生可凭就业协议书或《全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书》白色联或劳动合同复印件或接收单位出具调档介绍信或人事档案传递告知单,调动档案。

2. 被录取就读硕士、博士研究生的毕业生,将录取学校的调档通知书交到人事档案室,以便及时转递档案。

3. 当年未获得毕业或学位资格的学生,人事档案材料暂时不能转出。学生如果在学生手册规定的2年续修延长期中,因就业或申办社会保险事宜需要转档的,必须由学生向所在学院相关负责老师提出书面申请,申请经学院批准后,将此申请和有关调档书面凭证,交到人事档案室,方可将档案转出。

4. 中途退学的学生在办理完毕相关手续后,其档案材料由我馆转至其户籍所在地的区就业促进中心(外地学生转往当地人事局)。

5. 中途转学的学生档案,人事档案室在收到教务处有关转学的相关材料后,将档案材料转至新的学校。

6. 学生考取外校插班生后,人事档案室将根据教务处交来的学籍流动表的要求,将学生的人事档案材料转至新的高校。

7. 我校毕业的专科生,在获得本科入学资格后,请将录取学校招生办所发的调档函送交到人事档案室,并注明原就读学院的学号、专业及联系电话。

教职工人事档案归档范围及其责任部门

纪委、监察处

1、党员处分决定(须有被处分者的手写签名)

2、调查报告

3、上级批复

4、被处分者检查(如果是打印稿,须有本人的手写签名)

5、被处分者对处分决定的意见(如果是打印稿,须有本人的手写签名)

6、复查材料

7、撤销处分的决定(须有被撤销处分者的手写签名)

8、获全国、市、系统、本校、本部门先进个人表彰决定及先进事迹申报材料

组织部

1、入党志愿书

2、入党申请书

3、入党转正申请书

4、入党政审材料

5、自传

6、取消预备党员资格的组织意见

7、退党材料(劝退、除名)

8、党员登记表

9、不予登记的决定

10、民主评议党员中形成的组织意见

11、处级干部年度考核表

12、党员(因私)出国保留党籍审批表

13、党员(因私)出国恢复党籍审批表

14、干部任免呈报表(审批表)

15、干部考察材料

16、党代会代表登记表

17、党校学历班毕业的有关材料(毕业生登记表、成绩单、学历证明等)

18、为期二个月以上的干部培训材料

19、获全国、市、系统、本校、本部门先进个人表彰决定及先进事迹申报材料

人事处

1、干部履历表

2、教职员工登记表

3、科级干部(任免)聘任审批(呈报)表

4、获全国、市、系统、本校、本部门先进个人表彰决定及先进事迹申报材料(优秀青年教师推荐表、优秀青年教师中(终)期考核表、宝钢奖、华藏奖等)

5、干部年度考核表

6、专业技术人员年度考核表

7、职工年度考核表

8、新进人员转正定级审批表

9、确定工资审批表(新进人员转正定级、评聘专业技术职务、晋升职务等)

10、调整工资标准审批表

11、正常晋升职务工资档次审批表

12、调整职务(岗位)津贴标准审批表

13、晋升职务(岗位)津贴审批表

14、实行养老保险补贴审批表

15、医保补贴性工资审批表

16、工资改革审批表

17、专业技术职务任职资格评审申报表

18、专业技术职务任职资格聘任审批表

(1)职(执)业资格统考材料及证书复印件

(2)职称外语等级考试证书、计算机应用能力资格证书复印件

(3)资格考试合格人员登记表

19、教师资格过渡登记表、审批表

20、博士后研究人员审批表

21、博士后研究人员工作期满审批登记表

22、续聘审批表

23、享受国务院特殊津贴人员申报表

24、行政处分决定(须有被处分者的手写签名)

25、调查报告

26、被处分者检查(如果是打印稿,须有本人的手写签名)

27、本人对处分决定的意见(如果是打印稿,须有本人的手写签名)

28、复查材料

29、撤销处分的决定(须有被撤销处分者的手写签名)

30、减薪定级通知书

31、留职停薪审批表

32、引进、调入、录用人员高级专业技术任职资格复核表

33、引进、调入人员介绍信(若复印件须加盖公章)

34、借调证明材料

35、解聘、辞退材料(解除或终止聘用关系的证明材料、教职工因故除名的决定等)

36、退休(离休)审批表

37、教职工延长退休时间审批表

38、教职工福利工作(病残、工伤、死亡、抚恤、福利)等材料

39、国内访问学者进修材料(高等学校青年骨干教师国内访问学者推荐表、教师进修申请表等)

40、干部参加2个月以上理论、专业、技能培训的材料

41、本校教师作为访问学者进入国内高校进行研究的材料

42、其他与学历、学位、专业技术职务、职级、工资待遇、奖励、处分等人事有关的材料

教务处

1、获全国、市、系统、本校、本部门先进个人表彰决定及先进事迹申报材料(优秀教材奖、精品课程奖等)

审计处

1、干部个人的经济责任审计报告或审计意见材料

2、干部离任审计材料

3、获全国、市、系统、本校、本部门先进个人表彰决定及先进事迹申报材料

统战部

1、加入民主党派的材料

2、民主党派代表会代表登记表

3、政协和民主党派提名推荐表

4、民主党派领导的考察材料

5、获全国、市、系统、本校、本部门先进个人表彰决定及先进事迹申报材料

社科处、科技处

1、重大奖项申报材料及批复(获奖成果奖励申报表、科研论文奖励申报表、职务知识产权奖励申报表等)

2、重要科研项目申报成功材料(科研项目奖励申报表等)

3、获全国、市、系统、本校、本部门先进个人表彰决定及先进事迹申报材料

工会、妇委会、团委

1、个人出席全国、市、高校系统工代会、教代会、妇代会、团代会代表登记表

2、获全国、市、系统、本校、本部门先进个人表彰决定及先进事迹申报材料

国际交流处

1、因公出国(境)人员审批表

2、出国、出境人员备案表

3、再次出国人员备案表表

4、出访三个月以上(或参加重大活动)的回国小结或鉴定

5、获全国、市、系统、本校、本部门先进个人表彰决定及先进事迹申报材料

研究生部

1、硕士生、博士生报考登记表

2、硕士单考考生、博士考生的专家推荐书

3、推免生的材料

4、获全国、市、系统、本校、本部门先进个人表彰决定及先进事迹申报材料

武装部

1、应征公民兵役登记表

2、应征公民政审表

3、应征青年入伍登记表

4、复员退伍军人登记表

5、军官任免晋衔报告表

6、军队转业干部审批表

7、获全国、市、系统、本校、本部门先进个人表彰决定及先进事迹申报材料

保卫处

1、教职工受刑事处分、拘留的材料

2、解除或提前解除刑事处分的材料(须有被处分者手写签名)

3、获全国、市、系统、本校、本部门先进个人表彰决定及先进事迹申报材料

学院

1、招生政审材料

2、教师进修材料

3、获全国、市、系统、本校、本部门先进个人表彰决定及先进事迹申报材料

成人教育学院

1、本校在职职工继续教育的学历、学位材料(毕业生登记表、成绩单、学位材料等)

2、本校教职工在读期间的奖励材料

3、本校职工参加高等教育自学考试的学历、学位材料

4、获全国、市、系统、本校、本部门先进个人表彰决定及先进事迹申报材料

注:1、由各部门形成的先进和奖励材料,以及各部门内部个人先进或奖励材料由各部门归档。

2、讣告、悼词或生平介绍由各部门归档。

学生人事档案的归档范围及其责任部门

学院

1、考生现实表现函调表

2、大学生登记表

3、毕业生登记表(专科、专升本、本科、硕士、博士)

4、成绩总单(专科、专升本、本科、硕士、博士)

5、实习成绩评定表(教育实习、专业实习)

6、高校学生健康检查表

7、学位申请表(硕士、博士)

8、学位授予决定书(硕士、博士)

9、研究生考核表

10、普通高校毕业生就业派遣通知书

11、入党志愿书

12、入党申请书

13、转正申请书

14、自传

15、入党政审材料

16、预备党员组织鉴定表

17、预备党员思想汇报

18、预备党员思想小结

19、入党积极分子党校学习小结

20、入党积极分子思想汇报

21、入党积极分子登记表

学工部

1、奖学金申请表

2、优秀学生干部登记表

3、三好学生登记表

4、校优秀毕业生登记表

5、上海市优秀毕业生登记表

6、其它奖励材料

7、处分决定(须有被处分者的手写签名)

团委

1、优秀团员、团干部推荐表

2、优秀团干部登记表

3、支援西部鉴定表等

教务处

1、学籍流动表(因入伍、休学、降级、转专业、考插班生、保留学籍、退学等原因)

2、学籍流动产生的成绩单(因入伍、转专业、考插班生、保留学籍、退学等原因)

3、由公安局出具的更改姓名的证明材料(含本人申请)

4、处分决定(须有被处分者的手写签名)

武装部

1、应征大学生入学前和就读返乡期间政治表现情况调查表

2、应征公民政治审查表

3、应征公民体格检查表

4、中国人民解放军士兵登记表

5、应征公民入伍批准书

6、士兵军衔报告(登记)表

7、新兵入伍训练鉴定表

8、入伍期间的个人鉴定

9、部队中的获奖材料

10、义务兵退出现役登记表

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